追了那麼久，你真知道「簡報」是什麼？

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文：Albert Weng 翁溓松

在之前的一場企業內訓的機會，我在開頭先以兩張「Google 圖片」(Google Picture) 搜尋結果剪下的畫面作成的投影片開場，第一張的投影片是「簡報」的搜尋結果，第二張是「Presentation」的結果，未說先問，大家應該會直覺地認為「簡報 = Presentation」，所以搜尋的結果應該差不多，是吧？

而實際上，兩者的搜尋結果「完全不同」，不信自己試試。

「簡報」搜尋到的是「簡報檔案 ppt」。

「Presentation」搜尋到的是「有人向著其他人進行簡報的照片/圖像」。

噎！不都是簡報嗎？怎差這麼多？一個是檔案文件、另一個是人像照片？

因為，Presentation 在英文的意思是「藉由呈現爭取認同」(說服)，是指把自己在某個工作的進展、成果或構想，透過簡要的表達讓特定對象理解與認同，進而能爭取對方給予支持的過程。經由這樣的定義，再看看以「Presentation」進行關鍵字搜尋會得到「有一個人對著一群人發言」的照片，是不是就顯得十分合理。

那中文的「簡報」為什麼都是簡報的檔案文件？

這是個很有趣的問題說真的，就我所知，你去問身邊的人「簡報是什麼？」相信十個有九個會這麼回答：「簡報 = 做簡報 = 製作簡報檔案」。所以，以華文的「簡報」進行搜尋會得到一堆「簡報檔案」的搜尋結果，就一點也不令人意外了啊！因為，在台灣大多數的人真的是把「學習簡報力」與「學習簡報檔案製作」劃上等號哩！好了，既然大家都是這麼想、這麼做，這有什麼問題？

簡報有很多種，真要大刀一切，可以分為「報告型」與「提案型」兩大類。

前者「報告型」簡報的目的是把研究或工作的進展或成果呈現出來，其簡報策略以「說明」(Statement) 為主，作法上是把研究工作的前因後果、重要發現等，經由設計完善的對應表格與圖形再加上各種突顯、強化效果，逐一說清楚、講明白，重點是「工作成效」(Work Performance) 的說明。

後者「提案型」簡報的目的是把一個創新的構想或計畫，藉由必要的書面文件的輔助，向這個提案計畫的利益關係人 (Key Stakeholders，例如贊助者或核准者) 進行提案構想與效益分析的表述，其簡報策略是以「說服」(Persuasion) 為主，作法上是要找到提案主題與爭取對象有關的切入點，這個切入點是建立說服基礎的關鍵 (Starting Point for Creating the Business Connection for the Proposal)，有效的切入點必須是提案方與接受方兩邊都有的共通事物，才能達到搭橋的效果，例如近期的重要新聞事件、一個彼此熟識的比喻來開啟提案的對話，之後才是帶入提案的主要內容與訴求，整體來說，提案型簡報的重點是「提案價值」(Value of the Proposal) 的說服，以爭取接受方的認同與核准。

清楚了「報告型」(目的在「說明」) 與「提案型」(目的在「說服」) 這兩種截然不同的簡報類型之後，未來在實際簡報的準備時，一定要先確認眼前要進行的簡報是屬於哪種目的，才能選擇正確的型式，才好用對策略，順利達成簡報任務。