「對象」與「時效」：掌握有效溝通與簡報的時間密碼

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文：Albert Weng 翁溓松

「時效」，有多少會簡報、擅溝通的人，能在「時效」這個關鍵因素上也有高超的駕御能力？

在國際行銷業務的工作場合中，會議與對談的對象常常是背景不同、文化相異、立場不一、語言不熟 (不是我英文比對方爛，就是相反)，所以，「時效」這個影響「注意力」的關鍵因素，常常是比「訊息」本身要來得重要。

因為，若在對方的注意力消失之前，重要的訊息還無法有效地表述，那「訊息內容 (Messaging)」設計的再好也用不上。


這裡，分享一個培訓新人在國際商業溝通與簡報場合時的自主檢查指標：

1.   15 秒，抓緊「注意 (Attention)」
2.   30 秒，燃起「興趣 (Interest)」
3.   90 秒，建立「意義 (Meaningfulness)」
4. 120 秒，引發「行動 (Action)」

以下簡單舉例實做上的作法與考量。

1. 15 秒，抓緊「注意 (Attention)」

從溝通一開始，必須每 15 秒，都要確認對方的注意力一直都在，所以不能自顧自地「線性報告」著自己事先準備好的內容，更不能無腦地想到啥說啥，這樣無法有效確保對方的「心」是不是放在你在講的事上，因此，自己必須一邊講，一邊製造讓對方能持續主動觀注的話題或互動方式，這樣後續談的事情，以能夠一點一滴越談越深入，也才可能越來越得到對方的參與與認同。

這個抓緊注意的有效時間，是每 15 秒。

怎麼實做？

一般常見有些人會講幾句話就製造笑點、雙手擊掌、自問停頓、手指他處、借物說明、改變姿態，甚至是輕拍對方等的這些在溝通時看似普通、自然的動作，其實都是經過訓練的人用來抓緊注意的技巧，只是高手的手法會自然到像喝水般，不易察覺罷了。

2. 30秒，燃起「興趣 (Interest)」

雖然，人與人之間的互動皆始於「注意」，但，人的注意力是很短暫的，因此，必需俟機找出並燃起對方對某件事、某樣東西的「興趣」。因為「興趣」對一個人來說，是屬於自身已認同的事物，例如有人對投資理財、音樂歷史、跑步爬山、閱讀寫作、紅酒美食等感興趣，一般對這些領域都已接觸一定時間才會對此產生興趣，因此，在第一個動作抓緊「注意」之後，要緊接著判斷可能的興趣點 (Point of Interest, POI)，藉以一步一步巧妙又快速地進行市場測試 (Market Testing)，在這個步驟，立求找到一至數個興趣點。

怎麼實做？

在事前要先詢問或調查目前已知對方的興趣清單，另一種方式是由對方身邊相關的事物上留意較特別的小細節，並在交談中試探性的詢問，找出你的主題與他的興趣之間的連結 (Links)，從而預留發展下一個關鍵步驟的基礎。

實務上，會留意對方辦公室的擺設，是不是放了特別的照片 (重視家人或特定的友人)、收藏品 (自身的嚐好或友人的贈禮)、高球具、辦公桌整齊或散亂 (嚴謹或隨性，但常是刻意營造的工作形象)、穿名牌、戴名錶 (或是在「裝高調」，因為，有些業務訓練就是強調要先看起來像有錢人，才會遇到有錢人、才能變成有錢人…)等，總之，得先識別對方可能的興趣點，再經由交談的過程邊談邊試，要設法找出並燃起「興趣」。因為，「在對方有興趣的事上，才可能發展出讓對方覺得有意義的事。」

這個燃起興趣的有效時間，是每 30 秒。

3. 90秒，建立「意義 (Meaningfulness)」

所有的溝通，特別是重要的商務溝通，自始至終在與會的人都是帶著預期的「意義 (Meaningfulness)」、或說是「目的 (Purpose)」來討論的，因此，當其中一方或一方以上覺得當下這個談話沒有「意義」，或者眼看是無法達成自己所需達成的「目的」時，很可能的狀況就是當下的談話與溝通會很快轉淡、或就直接結束。

由此亦可知，開場至此的「注意」與「興趣」動作，主要的目的就是要走到建立「意義」這一步。

怎麼實做？

首先要找出什麼是有「意義」的？在一般的商務情形之中，有意義的事可分為兩類：

1) 創造「機會」2) 解決「問題」

創造「機會」，就是指可以新增什麼好事能讓對方獲益或得利。

解決「問題」，就是依對方眼前的困境或難題提供解方或建議。

這兩者，於公於私之於對方都具「意義」，算是找出意義的起手式。實務上就是試著在這兩者之間，在可能的作法之中找出與你的目的有關鍵、有交集的項目或點子，一個一個看看能否符合對方期待範圍之中的預期「意義」，就可以進入下一步。

這個建立意義的有效時間，是每 90 秒。

4. 120 秒，引發「行動 (Action)」

任何的溝通或簡報都一樣，自己發言之後，如果對方一無所動，沒表示認同也沒不說哪不好，就靜靜的已讀不回 (已聽不應) 或淡淡的致謝飄走，結果是這樣的話，相信不會有人認為當次的溝通是有效的，而這之中的關鍵點，就在於溝通後並未觸動或引發某個特定的「行動」。

怎麼實做？

實務上，在溝通或簡報時所指的「行動」，包含肯定的微笑、提問相關主題、率先拉近彼此的距離 (例如把椅子拉近一點)、主動拿出特別的數據或資料、表示要延長交談的時間，也當然包含直接同意你的建議或提案等，所以，這個步驟就是要試圖讓對方同意或表明他的意向或選擇，但要注意，對方的否決也是這裡期待對方採取的「行動」之一。溝通與簡報中涉及的說服過程與項目並不是簡單的一兩項同意就完成了。而必需是在一連串來來回回的拉距中，逐漸找出同意與不同意的全景，最後在經過討論協商而定版，因此，讓對方表明「否定」或「拒絕」也是必要且需要對方採取的「行動」。

對象清楚，時效精準

要成功有效地進行溝通與簡報，要先從瞭解對象 (TA) 的特質 (優缺) 與偏好 (喜惡) 做足功課，會做以及認真做好這門功課的人，絕對是站在一個較有利的起步點。再來，一定要掌握「時效」，在不同階段的效期內確實緊抓對方的情緒與思路，有系統、有節奏地達成各個要求，就能提高溝通的效果與效率。

這種算秒的溝通策略，其實也像 Disney 與 Hollywood 的電影製作，同樣是會計算秒算來安排劇情轉折與聲光效果一般，雖然不是所有人都喜歡、都適用，但這是訓練溝通專業的一套有效的方法，學成之後，自然能在一定的準備之下，自行判斷、運用自如，甚至可以在這樣的專業基礎下，發展出自己獨到又高效的溝通風格！