把報告寫好，遠比你想像中的還重要

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作者：Albert Weng

「報告不只是報告」
「能寫好報告，遠比想像中重要」

跟工作有關的各種內外部的「正式文字紀錄」都可以被視為是一種報告，包括工作進度、工作成果、會議紀錄；更廣義地來看，就連商業（創業）計畫、募資簡報等也都可以算是。

從報告（文件）品質的好壞，可以很容易看出一個人對自己的「職責認知」跟「用心程度」的高下。

在動手開始寫報告之前，至少要先想清楚、並據以擬定以下的「報告策略」。

1. 為什麼要寫這份報告？

1）是定期報告？
2）還是臨時需要的報告？
3）或者是你自己主動額外提出的報告？

越是後者的，越要想仔細後續該怎麼寫才能達到預期的目標。

2. 做這份報告（於公於私）的目的是什麼？

1）讓對方清楚狀況（盡到告知的職責）？
2）讓對方肯定你的認真（期待能被嘉許）？
3）讓對方認定你已掌握狀況（願意在原訂計畫內繼續由你負責這個任務）？
4）讓對方相信你能完全妥善處理後續發展（包含各種可能的突發狀況），然後會同意授權給你全權處理？

以上四個層次的寫法都不同，但常見的情況是多數人事先沒有清楚的設定，後續在寫報告的時候也就只能做到呈現事實的表述，而缺少能夠達到第二層以上足以說服對方的論述鋪陳。

3. 要給誰看？

1）彼此之間的關係（選擇用語跟應有的訊息完整度）
2）對方的作風與偏好（決定該附圖表、強調數字、論述邏輯...）

4. （被要求、被期待、自己想）要達到什麼目標？

最好是設定在要能得到對方明確的支持。最少也應該是能得到對方表示「無無聲的支持」（無異議），就是職場常見能得到對方「給個綠燈 green light」的回應。

再來，就是「報告格式的選擇」與「報告呈現的安排」，找時間再寫。