老師沒教，但是學生自己可以學的事之一：「學生辦活動在邀約業界的前輩時怎麼做才會得體又將將好？」

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作者：Albert Weng

接連看到有業界專業人士遭遇到大學生的活動邀請時令人傻眼的事件，例如謝文憲憲哥兩年前的這篇文章，還有翟本喬翟神最近的這則臉文，讓我給學生一點建議，在學生想要邀請業界人士時的邀請函，該怎麼看待、可以怎麼寫。

如果是學生想要透過電郵聯繫，邀請一家公司或某位企業人士進行企業參訪或擔任講者出席演講或座談，以下的幾點或可參考看看。

1. 事前認知（最重要）

有不少人（特別是學生或者剛踏入社會的新鮮人）覺得這種反正對方也不一定會認真看待的企業參訪邀約根本不需要什麼準備，心想就是寫一封內容清楚（大意就是「我想要安排到貴公司進行企業參訪，希望你會同意並請回覆，謝謝！」）的電郵，再來就是靠拼命亂寄，反正只要寄得企業數量夠多到時候有個幾家回應能安排到課程要求的家數能達成老師的要求就完全這項作業了。卻完全不知道，不僅這麼做很不洽當，真要說的話，其實是會這麼想的問題更大。

套一句現在很流行的話，「你這麼做有想到在收到這封完全沒考慮到對方的信時，對方會怎麼想嗎？沒有，因為你只想到你自己。」不正是這樣嗎？

雖然能夠讓對方同意、把參訪這件事完成是學生發出電郵的本意，但這種完全只顧自己的自私言行，基本上會很難獲得別人的幫助，尤其是在充分利害算計的職場世界。這點，還是學生的人要及早認識到，提早開始學習。

2. 開始準備

那要準備什麼？怎麼準備？

開始的第一件事，就是想清楚自己想找什麼樣的公司。

特別一提，當學生有一個天大的優勢可以利用，可是卻被多數的學生給忽略跟放棄了，那就是利用學生這種中立、無利害關係（跟在職者相比），再加上是去企業向前輩請益學習的身分，積極一點的學生，其實可以設法去約訪自己特別感興趣、甚至是心目中未來想要加入的公司進行約訪，只要對象合適（不要太跨張）、方法得宜（有禮、周到、誠懇…），其實「企業參訪」這個機會可以是一個很棒的「微實習」經歷。

到時候，如果參訪活動辦得很成功，賓主盡歡，不僅這段企業參訪經驗可以加在自己的履歷表上為自己加分，如果和參訪企業的前輩互動融洽，就可相互留下聯絡資訊（當場加 FB、IG、LINE…）在活動之後持續交流，試想，當未來該公司有開出暑期實習甚至是正式職缺的時候，這位（些）當初主辦或參加當時的企業參訪的學生會不會有機會提早知道這樣消息，只要加減再打聽一下用人主管的喜好或要求，加上學生自己再努力一點，錄取率肯定會比從正常程序來應徵的人高出許多。

注意到了嗎？

同樣是應學校課程的要求需要自行安排一次企業參訪，但是看待這件事件的角度不同、作法不同，最後的結果就是一種只是把老師要求的作業完成，而另一種早就聰明地利用這次難得與業界接觸的機會，自己找到一家心怡已久的公司，甚至是找了一位仰慕不已的前輩安排了一次百分百是假公濟私的企業參訪，也為自己未來的職涯機會預先播下一粒美好的種子。

同樣的做一件事，只要換個角度看待、換個作法去做，重點點換角度跟換作法真正做起來並不一定就會比較困難，有時候更因為想清楚之後的安排反而做起來會更順，到最後的結果對自己的影響卻是天差地遠。下一次的企業參訪，還不好好重新安排嗎？

有了這個重要的觀念，再來就是實際的準備工作，這個步驟的重點在於「關聯」，就是找出邀請人與受邀者之間的關聯，然後以此進行下一個動作的邀約。

什麼樣的關聯是必要的？是有用的？

第一，稱謂與自介

在寫這封電郵的一開始，雖然不需要公文那種過度正式的大鑒、鈞鑒，但寫上受邀者的全名與頭銜是必要的，而不是簡略且無特定對象的在一開頭就沒有稱謂而只有冷冰冰的「您好」兩個字，受邀者看到空盪盪的這兩個字可是一點都不會太好。接著第一段的開頭是表明你是誰，名字（亦可附上小名或綽號，當然，如果有點不雅或不適合第一次接觸就讓受邀者知道的話，就暫時不要附上），如果是以校內某個計畫、社團的名義進行邀請，就應該一同附上你在這個組織簡介以及邀請者在這個組織的角色，再來就是邀請者自己目前就讀的系所與年級，最後是學校或服務單位。這樣簡短的開場，會讓受邀者在讀這封邀請函的一開始就很快掌握來者何人，有如此清楚的交待，也會給人認真負責的第一印象，而這樣正面的第一印象對後續的溝通與請托協助有很大的幫助，等於一開始就能讓對方把門打得夠開來談合作。

第二，緣由與來意

為什麼要邀請對方，這裡，最好是提出對方與本次活動主題相關的專長或經歷，這麼做會讓對方直接感受到這個邀請不是罐頭式（樣版文）的邀請函，而是對受邀者的背景與專長做過基本訪查，而且還找出其中與本次活動主題的關聯重點才選定受邀者。這一點，對於在個人專業領域越優秀（大大）或社會地位越崇高（大神）的人身上，越是重點，因為他們在看待一場活動邀請時想的第一個問題是：「Who are you?」（你是哪位？），第二個問題是：「Why me?」（非我不可？），第三個問題是：「What's in it for me?」（有啥好康？或者有沒地雷？）。從篇幅字數應該不難看得出來這段是整個邀請函的重點。

第三，活動與型式

簡介一下目前規劃的活動型式與約略的進行方式，包含主題方向（希望談什麼）、議程安排（講次與時間）、特殊需求（或許要請參加的同學在某個時段配合進行填問卷、合照、活動後個別諮詢…），另外，也建議最好詢問一下受邀者對於活動的進行方式有沒有自己的想法或期待，如果某種程度上能依受邀者的習慣與偏好，能讓活動進行的方式可以搭配微調讓受邀者更能發揮的話，就把這些特別為對方預留的彈性空間在電郵中簡要說明一下，肯定很加分。實際經驗上，多數的受邀者還是會以主辦單位的想法為主，最多就是微調一點而已。

第四，致謝與聯繫

到了最末段，就是再次表達謝意，也因為是最後一段了，在這裡表達謝意可以考慮寫得更口語化、個人化一點（例如自己非常期待能訪談到受邀者，或者是很想聽一場受邀者的演講、座談…），而加上這段較軟性的微致謝，無非是希望以比剛好再多一點點的禮數讓受邀者感到備受禮遇但又不致太過，而因此提高接受活動邀請的機率。最後，是留下自己的署名、就讀系所、服務單位、學校名稱，還有自己的聯絡資訊，手機、電郵、FB…，前兩項是正式聯繫必要的管道，而 FB 有 Messenger 可以便於需要即時詢問時之用。

3. 進行邀約

到這裡，就是把選定的受邀者，依照個別的準備，選擇一個適當的時間寄出電郵。

什麼才算是適當的時間？

如果時間不是那麼緊急，要先避開最忙碌的週一與最不想多一件事的週五，週二與週三會比較洽當，因為受邀者讀到信的時候，如果很快就回覆的話，至少在當周就能有一到二次透過電郵討論與確認的機會，這樣對於活動的安排會更有效率，邀請者也不需要一顆心一直掛著卻等不到對方回覆。好的安排與細緻的操作，才能讓整個溝通與互動的品質維持一定的水準，從一開始就能預告會是一個全程皆賓主盡歡的愉快又收獲滿滿的活動經驗。

寫在最後，多花點心思在準備工作上，會在執行的時候事半功倍，這道理很簡單每個人從小聽到大，可以卻還是很多人慣性的不先把準備工作想清楚、做徹底，之後就是一邊做的時候一邊是讓芝麻綠豆掉滿地，最後還惹得受邀者爆怒、自己也跟著心情壞到透，早知如此，何不一開始就做好？